Порядок оформления электронной трудовой книжки

Гражданское право
Мирошниченко Анастасия
18.03.2021
Юридические услуги - Порядок оформления электронной трудовой книжки

Недавно Верховная Рада приняла Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» (далее — Закон), что предусматривает постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным до 2025 года. Следует отметить, что в течение этого времени можно использовать оба варианта уже имеющихся или внесенных сведений о трудовой деятельности работника из Государственного реестра).

Законом определено, что учет трудовой деятельности работника будет осуществляться в электронной форме, кроме того, им урегулируется порядок накопления, обработки и использования этой информации для подтверждения имеющегося стажа работы и автоматического (без личного обращения лица в Пенсионный фонд Украины) назначение пенсий с сохранением, по лицом права, отсрочки выхода на пенсию.

То есть, когда наступает право на социальную выплату пенсии, государство информирует о возможности ее получения и ее расчетный размер. С этого момента, право выбора для улучшения предложенного расчетного размера сохраняется.

Например, в таких ситуациях, когда:

работник может предоставить сведения о получаемой заработной плате за период до 2000 года (для введения персонифицированного учета);
работник может использовать право на назначение пенсии;
работник может отсрочить свой выход на пенсию для получения повышения к ней на 0,5-0,75% за каждый полный месяц работы после достижения пенсионного возраста.

Это будет происходить через приложение «Действие» или личный кабинет лица на сайте Пенсионного фонда Украины. Также через веб-портал Пенсионного фонда Украины будет происходить внесения сведений трудовой деятельности в Госреестр, то есть сканированных или оцифрованных предусмотренных законодательством документов с обязательным электронной подписью.

Уже после внесения вышеупомянутых сведений, работодатель обязуется выдать оригинал бумажной трудовой книжки на руки под роспись, а также оригинал будет храниться работником как официальный документ. Отмечается, если работник пожелает продолжения его ведения то работодатель будет обязан вести электронный и бумажный оборот параллельно, то есть внести данные о принятии на работу, переводе и увольнении.

 

Подготовка трудовой книжки для пенсионного фонда

Внесение данных на сайт Пенсионного фонда Украины осуществляется путем прикрепления скан-копий бумажной трудовой книжки.

Каждый гражданин должен подготовить копии следующих документов:

трудовая книжка. Сканируются только заполненные страницы из разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и вкладыши оригинала трудовой книжки. Пустые страницы трудовой книги сканировать не нужно;
отдельной согласия на обработку данных от работника — это документ надо подготовить, если данные вносит работодатель. На сегодняшний день ее подают в произвольной форме работодателю и сканируют.

Такие данные направляет физическое лицо (работник самостоятельно), в соответствии с Законом, или же юридическое лицо (работодатель).

Когда физическое лицо желает подать самостоятельно документы на сайт Пенсионного фонда Украины сначала нужно получить электронную цифровую подпись. Его можно иметь в любом носителе (компьютере, диске, флешке), то есть не обязательно на защищенных флешках-токенах. Получить электронную подпись физлицо может бесплатно в КНЕДП ИСД ГНС или же в наиболее удобный способ — в обслуживающем банке.

Требования к скан-копий трудовой книжки для Пенсионного фонда Украины

Скан-копии должны быть подготовлены с соблюдением следующих требований:

скан-копии должны быть четкими, имеют читаться название документа, серийный номер (если есть), ФИО работника, печати, подписи и т.д.; название файла должно быть в формате НННННННННН_ЛС_ПС.jpg, где НННННННННН — идентификационный код застрахованного лица, то есть регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика; ЛС — номер левой страницы трудовой книжки, начиная с 02; ПС — номер правой страницы трудовой книжки, начиная с 03; первый разворот, где содержится ФИО, должен иметь значение ЛС_ПС равно 00_01.
цветное, а не черно-белое сканирование;
разрешение 300 dpi;
формат jpg (но тогда каждую страницу надо отдельно) или pdf (все страницы единым файлом)
размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.

 

Положительные и отрицательные аспекты Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме»

Существенным преимуществом перехода на электронный учет трудовой деятельности, кроме автоматизированного начисления пенсий и выбора расчетного размера, есть возможность отслеживать свой трудовой стаж в приложении «Действие» в разделе «Кабинет гражданина» с возможностью подтвердить его при необходимости.

Вообще, переход на электронные книги, является положительным аспектом, потому что обеспечивает постепенный отказ от бумажного документооборота, уменьшения расходов на время для получения информации, начисления пенсий в автоматическом режиме, уменьшение негативных рисков потери бумажной трудовой книжки и потом время на ее восстановление, упрощение доступа к информации о приобретенном стаж работников для назначения выплат.

В Законе отсутствуют положения, касающиеся прав и свобод, гарантированных Конвенцией о защите прав человека и основных свобод, влияющие на обеспечение равных прав и возможностей женщин и мужчин, риски совершения коррупционных правонарушений и правонарушений, связанных с коррупцией, создают основания для дискриминации , других рисков и ограничений, которые могут возникнуть при реализации действия Закона.

Сейчас выделить негативную сторону Закона трудно, так как законодатель четко подошел к решению всех нюансов, которые могли бы создать препятствия.

Например, из имеющихся, что могло повлиять, это полный отказ от бумажных трудовых книжек, на начальных этапах перехода, так как, всем известно, что пожилые люди (статистическая большинство) не умеют или не имеют возможности пользоваться техническими (электронными) средствами для регистрации и идентификации себя на платформе Пенсионного фонда Украины.

Вывод

Итак, принят закон достаточно комплексно подходит к решению вопросов, связанных с переходом к электронной форме учета трудовой деятельности работника. В будущем это позволит им стать новой функциональной основой трудовых отношений работника и работодателя.